Thời buổi kinh tế khó khăn, dịch vụ văn phòng ảo là phương án khả thi đối với những công ty vừa và nhỏ. Chỉ mất từ 60 đến 300 USD mỗi tháng, bảng hiệu công ty khách hàng sẽ có mặt trên những tòa nhà hoành tráng và tiện nghi nhất.

Anh Trần Văn Đô (Hà Nội) cùng hai người bạn hợp tác mở công ty tư vấn luật sau khi tốt nghiệp đại học. Với nhân sự và nguồn tài chính khiêm tốn, cả ba lăn lộn khắp nơi để tìm địa điểm thuê văn phòng nhưng không được nơi nào ưng ý vì chi phí quá cao. Được một người bạn môi giới, anh tìm đến văn phòng ảo (virtual office).

Văn phòng ảo còn được gọi là văn phòng cho thuê 0 m2. Trên thế giới, dịch vụ này đã có từ rất lâu, còn ở Việt Nam thì khá mới mẻ. Hiện hãng cung cấp dịch vụ văn phòng ảo được nhiều doanh nghiệp lựa chọn là Regus, G- Office, Văn phòng trọn gói... Khi sử dụng dịch vụ này, khách hàng không phải chuyển đồ đạc, trang thiết bị đến mà chỉ đặt biển hiệu, logo của công ty mình tại đó. Ngoài ra, doanh nghiệp không cần thiết phải có nhân viên làm việc thường trực. Bộ phận nhân sự của văn phòng ảo sẽ trả lời điện thoại, nhận fax, email và các giấy tờ liên quan với tư cách là thư ký của công ty. Sau đó, tất cả những thông tin này sẽ được gửi đến tận nơi cho khách hàng.

Anh Nguyễn Minh Khuê, Giám đốc Công ty Abix, cho biết, công ty anh đã có trụ sở chính rộng hơn 200 m2 nhưng ở vị trí khuất nên quyết định thuê văn phòng ảo tại Regus. Địa chỉ công ty nằm ở vị trí đắc địa (59A Lý Thái Tổ, quận Hoàn Kiếm) là cách thức để nâng cao thương hiệu nhanh nhất. "Không thể để khách hàng tìm đến vị trí hẻo lánh để giao dịch. Khi tọa lạc ở những vị trí đắc địa cũng có nghĩa là thương hiệu của công ty được nâng lên", anh Khuê chia sẻ. Cũng theo anh Khuê, trung bình thuê một văn phòng khoảng 20 m2, với chi phí 50 USD một m2, mỗi tháng doanh nghiệp cũng mất khoảng 1.000 USD. Trong khi đó, thuê văn phòng ảo, công ty anh chỉ mất khoảng 200 USD mỗi tháng, tiết kiệm đến 80% chi phí.

Làm tư vấn xúc tiến đầu tư, anh Lê Ngọc Quang, Chủ tịch HĐQT Công ty Marketlink2vnconsulting đã "đóng đô" tại văn phòng ảo hơn một năm. Do tính chất công việc làm độc lập, chủ yếu qua email và điện thoại nên anh không muốn mất công đầu tư quá nhiều chi phí cho trang thiết bị nội thất. "Mỗi khi có giao dịch hoặc gặp mặt trực tiếp khách hàng, tôi thường ra quán cafe hoặc đặt lịch trước với nơi cung cấp văn phòng ảo", anh Quang nói.

Giá của văn phòng ảo dao động trong khoảng 60-300 USD mỗi tháng, tùy theo dịch vụ. Khi có nhu cầu sử dụng chỗ ngồi, khách hàng sẽ trả giá thuê theo giờ đăng ký. Giá này phụ thuộc nhiều vào dịch vụ đi kèm như trả lời đối tác của khách hàng bằng tiếng anh, làm sổ sách báo cáo thuế... Thông thường, phòng họp sẽ gồm đầy đủ các trang thiết bị như máy photocopy, fax, scan...

Trong điều kiện kinh tế khó khăn, khá nhiều doanh nghiệp đã tìm đến văn phòng ảo. Theo ông Trịnh Đức Phú, Trưởng phòng Văn phòng trọn gói tại 101 Láng Hạ, Hà Nội, mỗi ngày, dịch vụ của ông có khoảng 10 người đến hỏi thuê.

Còn ông Huỳnh Quang Việt, Giám đốc Công ty IncomNet, cho biết, sau khi thử nghiệm, văn phòng ảo G-Office (TP HCM) được khá nhiều người quan tâm. Văn phòng của ông hiện có hơn 300 khách hàng, trung bình mỗi tháng có khoảng 30 giao dịch thành công. Trong đó, khách hàng hỏi thuê chủ yếu thuộc về ba đối tượng là những người mới lập nghiệp, các công ty mở văn phòng đại diện hoặc văn phòng giao dịch loại nhỏ. Trong số này, doanh nghiệp có trụ sợ chính ở miền bắc chỉ chiếm khoảng 3%.

Thực tế, ông Việt nói, mô hình văn phòng ảo được trang bị hoàn hảo hơn là văn phòng cho thuê thật. Bởi không phải văn phòng thật nào cũng có đủ những trang thiết bị hiện đại như vậy. Phải là những doanh nghiệp lớn mới có tiềm năng đầu tư máy chiếu, hệ thống tổng đài chăm sóc khách hàng, phòng họp chuyên nghiệp... "Bởi vậy trong thời buổi kinh tế khó khăn, việc sử dụng văn phòng ảo sẽ là phương án rất khả thi tạo cơ hội cho những công ty vừa và nhỏ thâm nhập thị trường", ông Việt khẳng định.

Theo đánh giá, dịch vụ này có nhiều ưu điểm, như giảm thiểu tối đa chi phí, lịch sự vì tọa lạc ở những tòa nhà sang trọng. Tuy nhiên, nó cũng có một số nhược điểm như khách hàng muốn gặp đối tác phải hẹn trước và thời gian tiếp khách bị bó buộc theo số giờ đã đăng ký. Ngoài ra, một số doanh nghiệp cũng lo ngại vấn đề pháp lý, đặc biệt là thủ tục đăng ký kinh doanh cho văn phòng ảo.

Trao đổi với với VnExpress.net về vấn đề pháp lý của văn phòng ảo, ông Đặng Minh Tuấn, chuyên viên phòng đăng ký kinh doanh số 2, Sở Kế hoạch Đầu tư, cho biết, văn phòng ảo là thuật ngữ không có trong quy định văn bản pháp luật mà được phát sinh trong thực tế. Ông Tuấn cho rằng, khoản 1 điều 35 của Luật Doanh nghiệp quy định rõ trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp... có địa chỉ xác định gồm số nhà, tên phố, ngõ phố... số điện thoại, số fax, thì văn phòng ảo đã đáp ứng đủ. "Hiện tại, hình thức thuê văn phòng ảo làm nơi giao dịch vẫn còn khá mới mẻ. Doanh nghiệp không có mặt thường xuyên tại văn phòng nhưng nếu đăng ký kinh doanh đúng pháp luật, vẫn có giao dịch đầy đủ với khách hàng thì không có luật nào cấm", ông Tuấn nhấn mạnh.

Hoàng Lan

• 01/11/2010 10:23 - Đâu chỉ "văn phòng ảo" mới có nạn mua bán hóa đơn

• 01/11/2010 10:15 - Văn phòng ảo G-Office - Văn phòng ảo lên ngôi thời…
• 01/11/2010 10:12 - Dịch vụ văn phòng ảo bị làm khó
• 01/11/2010 10:10 - Văn phòng ảo - Dịch vụ thời khủng hoảng
• 01/11/2010 10:09 - Văn phòng ảo lên ngôi thời “suy” kinh tế
• 01/11/2010 10:06 - Văn phòng cho thuê: Trung tâm "nóng", chuyển ra vù…